إجراءات العمل Business Procedures

[Monzer Osama]

تعريف الإجراء:
ببساطة هي مجموعة من العمليات (Process) الضرورية لإنجاز عمل معين .
تبرز أهمية الإجراءات في إدارة الأعمال التشغيلية للشركات, مثل إجراءات عمليات البيع وإخراج البضائع من المستودعات, أو إجراءات توزيع رواتب الموظفين وغيرها الكثير.
مع وجود الحاجة لأتمتة المعلومات في عصرنا الحالي، أصبح لا غنى عن إعادة هندسة إجراءات العمل، التي تٌعنى بكيفية سير الإجراءات الإدارية في المنشأة، وذلك لتجنب ما قد يحدث من أخطاء عند الانتقال إلى بيئة عمل إلكترونية.
يتوجب على كل شركة تطمح الى العمل بشكل قياسي ومُنظم أن يكون لديها إجراءات عمل مكتوبة وموزعة بين أفراد الشركة.



الفائدة من توثيق إجراءات للعمل؟

• وضع طرق منظمة وقياسية يتم العمل عليها في المنشأة أو الشركة تُعلم لدى الجميع.
• تقليل الجهود الإدارية في متابعة الأعمال وبالتالي تقليل التكلفة.
• القدرة على أتمتة العملية بأحدى برامج الـ ERP أو برامج الـ Workflow وغيرها.
• إضافة الى سهولة تدريب الموظفين الجدد على كيفية العمل.
• سهولة تحديد الخلل الإداري في مسار العملية.

كما أسلفت في البداية أن إجراء العمل Business Procedure يتكون من مجموعة من العمليات Business Process , هذه العمليات قد تكون من داخل القسم الواحدة (قسم المبيعات مثلا), أو تتوزع بين عدة أقسام .


لو أخذنا إجراء طباعة رواتب الموظفين على سبيل المثال (اضغط على الصورة لتكبيرها) ستجد في تفاصيل عملياته أن قسم الموارد البشرية والإدارة العامة وقسم الحسابات مرتبطين بهذا الإجراء وكل واحدٍ له عملية Proccess محددة .


بالنظر الى شكل عملية طباعة الرواتب ستلاحظ أن أغلب العمليات متركزة على قسم الحسابات, والمفروض أن يكون للموارد البشرية دورٌ أكبر مما هو عليه.

رسم العمليات يساعدك على توزيع المهام بين الأقسام المسئولة بشكل صحيح

هنالك العديد من الوظائف في الشركة مشتركون في إتمام سير العمليات عموماً وتنقسم أدوراهم الى:

1. مالك العملية Procces Owner:
   وهو الشخص الذي يضع الخطوط العريضة للعملية ويوزع مسؤولياتها على الموظفين, وبالتالي فإنه يتحمل مسؤولية نتائج العملية ويعمل على تسهيل سيرها وتغطية ثغراتها, وله مطلق الصلاحية بتعديلها بحسب المصلحة العامة.
   عادة تكون هذه المهمة لدى الطبقة الوسطى من المدراء الوسطاء Middel Managers .
2. خبير العملية Process Expert:
   وهو الشخص الخبير بعناصر وخط سير العملية لكن لا صلاحية له بالتعديل عليها وعادة ما تُلقى على عاتق المشرفين Supervisor داخل الشركات .
3. منفذ العملية Process Worker:
   وهو الشخص أو الأشخاص المسؤولين عن تنفيذ العملية End User .

أهمية تحسين العمليات :

عند تطبيقك لنظام ERP أو أيٍ من أنظمة إدارة المعلومات و تجاهل تحسين العمليات أو عدم إعادة هندستها فإن الناتج عن تطبيق هذا النظام يكاد أن يكون معدوماً! والسبب أنك لم تسخر التقنية في تحليل البيانات وتقليل نسبة الخطأ وبمعنى آخر : جعلت العمل على الكمبيوتر بدلاً من أن يكون على الورق !.

الشكل التالي يبين مقارنة بين الإجراءات القديمة ما قبل تطبيق نظام ERP وما بعده!

كما ترى, كان الإجراء معقد ويحتوي على عمليات كثيرة ومكلفة وبقيت كذلك على الرغم من تطبيق أنظمة التكنولوجيا بسبب عدم تحسين العملية.


سأتحدث الأسبوع القادم عن تحسين العمليات.